Enregistrer des échanges professionnels avec une IA soulève des questions légitimes. Voici un tour d'horizon juridique clair, basé sur le RGPD et le droit du travail français.
Note : cet article est informatif et ne constitue pas un conseil juridique. Consultez votre DPO ou un avocat spécialisé pour votre situation spécifique.
Le consentement : obligatoire ou pas ?
L'enregistrement d'un échange implique le traitement de données personnelles (voix, identité des participants). Le RGPD exige une base légale pour ce traitement. Les deux bases les plus courantes :
- Le consentement — les participants sont informés et acceptent l'enregistrement
- L'intérêt légitime — l'entreprise peut justifier que l'enregistrement est nécessaire à son activité (ex : compte rendu de décisions)
En pratique, nous recommandons de toujours informer les participants qu'un outil d'enregistrement est utilisé. C'est une bonne pratique, et ça renforce la confiance.
Durée de conservation
Le RGPD impose que les données ne soient pas conservées au-delà de ce qui est nécessaire. Avec Gilbert :
- L'audio brut peut être supprimé automatiquement après génération du livrable
- Les livrables (comptes rendus) sont conservés selon la durée que vous définissez
- La suppression est irréversible — aucune copie fantôme
Droit à l'effacement
Tout participant peut demander la suppression de ses données. Gilbert intègre nativement cette fonctionnalité : un clic suffit pour effacer toutes les données liées à un échange ou à un participant spécifique.
Et le droit du travail ?
L'enregistrement de salariés dans le cadre professionnel est encadré par le Code du travail. Les points clés :
- Information préalable — les salariés doivent être informés de l'utilisation d'un outil d'enregistrement
- Finalité légitime — l'enregistrement doit servir un objectif professionnel clair (compte rendu, suivi de décisions)
- Proportionnalité — l'outil ne doit pas être utilisé pour surveiller les salariés
- Consultation du CSE — dans les entreprises de 50+ salariés, le CSE doit être informé/consulté
Les bonnes pratiques
- Rédigez une charte d'utilisation — expliquez clairement comment l'outil est utilisé et pourquoi
- Informez à chaque échange — un message simple au début suffit
- Donnez le contrôle — les participants doivent pouvoir demander la non-captation
- Paramétrez la rétention — ne conservez pas les données plus longtemps que nécessaire
- Choisissez un hébergement souverain — c'est le cœur de la conformité RGPD
Pourquoi Gilbert facilite la conformité
Gilbert a été conçu dès le départ pour être conforme RGPD :
- Hébergement 100 % France (OVHcloud)
- Chiffrement de bout en bout
- Suppression à la demande, irréversible
- Aucune utilisation des données pour l'entraînement
- Logs d'accès et audit trail intégrés
La conformité n'est pas une contrainte. C'est un avantage concurrentiel — et un gage de confiance pour vos équipes et vos clients.
